業務効率化ツールおすすめ18選！選び方のポイントも解説

2021 7/28

2021.07.27 2021.07.28

URLをコピーする

URLをコピーしました！

管理業務やコミュニケーションの効率化を行うことで生産性の向上を図る、業務効率化ツール。
テレワーク導入企業の増加や働き方改革に伴い、さまざまなツールが開発されています。
しかし、どのツールが合うかは会社によって違います。
また、すべてのツールを導入すると予算オーバーになるので優先順位も検討しなくてはなりません。

そこで今回は業務効率化ツールの種類から選び方のポイントを解説します。
おすすめのツールも紹介しているのでぜひ参考にしてください。

業務効率化ツール導入のメリット

業務効率化と聞いて、何がラクになるというイメージを持つかは組織や事業によって違います。
しかし、カテゴリ分けすると「効率化」の意味は
・生産性向上
・コスト削減
の2つに分かれます。

自分がどちらを望んでいるかが明確になれば、どんなツールを導入すればいいかを具体的に考えられるようになってきます。

生産性向上ツールのメリット

生産性向上のためのツールは、作業効率を上げるためのものです。

ツールが単純な作業をやってくれることで、より生産性の高い業務に注力できたり、作業（タスク）を可視化し優先すべきことを整理してくれることで効率よく仕事をすすめることができたりします。
これにより社員一人一人のパフォーマンスが上がり、結果会社全体の生産性向上が期待できます。

例えばタスク管理ツールを導入すると、期限のあるタスクをリマインドする機能があるため、タスク漏れが減ります。

コスト削減ツールのメリット

コスト削減のためのツールは、経費を抑えることに直結するものです。

例えばお客様との会議に毎回訪問をしている場合、Web会議ツールを導入することで、移動コスト（時間、交通費）の削減ができます。

種類別おすすめツール

自社で効率化したいポイントが把握できたら、ツールを選んでいく段階です。
おすすめの業務効率化ツールを種類別に紹介します。

電子契約書ツール

各種契約手続きを、オンライン上で完結させられるツールです。
ペーパーレス・押印省略により、飛躍的に業務効率が上がります。
また紙代やインク代、郵送費などのコスト削減、保管場所が不要になるという物理的なスペースの問題も解決できます。

但し、電子契約書ツールならなんでもよいということではありません。
きちんと契約書としての効力をもっているツールを選ぶ必要があります。

詳細は複雑になるので省きますが、電子契約書ツールを選ぶポイントは以下2点です。
・法務省の認定ツールであること
・タイムスタンプに対応していること

詳しく知りたい方は、以前弊社で電子契約書ツールを乗り換えた際にポイントをまとめているので、こちらの記事を参考にしてください。
電子契約書を選ぶポイント

クラウド会計ソフト

PCにソフトをインストールして使用する会計ソフトと違い、インターネット上で会計データを管理するソフトです。
インターネット上でデータの確認ができるため、税理士さんにも常に最新の状態を確認していただけるようになります。

RPAツール

RPAは「Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）」の略で、決まった業務を自動化するツールです。
単純作業をロボットに任せることで業務コストの削減ができます。

イメージがつきにくいかもしれませんが、例えば毎日の売上データを計算しPDF化して関係者にメールを送るといったことをRPAツールで自動化できます。
自動化したい作業をRPAツールに細かく設定して使用します。

バーチャルオフィスツール

クラウドオフィスツールとも呼ばれることもあり、インターネット上に仮想のオフィスを構築できるツールです。
リモートワークの普及で問題となったコミュニケーション不足や情報共有漏れを補うツールとして注目されています。

Web会議ツール

Web上でビデオ通話で商談や会議を行う際に利用されるツールです。
これまでは会社へ訪問し直接会って商談を行うのが一般的でしたが、テレワーク導入企業が増えたことで一気にWeb会議ツールを使用する企業が増えました。
移動コストもかからず、思い立ったときにすぐ会議が行えるため、コスト削減と作業効率アップに繋がります。

チャットツール

意思や情報を伝達する際に利用されるツールです。
これまで社内や取引先との連絡手段は電話・メール・メモ・口頭が一般的でした。
メールよりも手軽で、口頭で伝えるのと違いテキストでやり取りが残り、漏れが減るためチャットツールを利用する企業が増えています。

プロジェクト・タスク管理ツール

プロジェクトごとにタスクを可視化し、管理・共有するツールです。
タスクの漏れや遅れを防止し、プロジェクトを円滑に達成することができます。
またチャット機能やガントチャート機能を有したものも存在します。

スケジュール管理ツール

社員のスケジュールを可視化し、管理・共有するためのツールです。
外出先で新たなスケジュールが決まる場合もあるので、パソコンだけでなくスマホでも利用できるのが一般的です。
スケジュール管理にとどまらず、掲示板からファイルや文章を共有できるなどさまざまな機能を有しているものも少なくありません。

ファイル共有ツール

インターネット上でデータの保管や共有などを行えるツールです。
オンラインストレージともいいます。
自動的にバックアップを取るのでデータ消失のリスクが回避できます。
つまりサーバーの管理業務がなくなるので、そのリソースを他業務にあてることができます。

業務効率化ツールを選ぶポイント

現在どのような業務を行っているのか？また、それにどれくらいの工数をかけているのか？といったことを整理しましょう。
「時間がかかるタスクをツールにより効率化できないか」
「単純作業などはツールで代わりにできないか」
というふうに考えることができます。

さらに、そのタスクの当事者にヒアリングを行うことで問題点がより具体的になっていき、おのずとどんなツールが適しているかが明らかになっていきます。

業務効率化ツールを選ぶポイントは3つあります。
ツール選びに迷ったら、参考にしてください。

ツールの使いやすさ

導入直後から難なくパフォーマンスを発揮してくれるツールは多くはなく、マニュアル確認や使い方の習得のための時間がかかります。
しかし、その度合いが許容範囲を超えていると生産性が「差し引きマイナス」になってしまうことも…。

ネットでクチコミも読めますが、習得のためにかけられる人的コストも所属メンバーの理解力も組織によって違うのであくまでも参考です。

無料体験期間を設けているツールが多いので、実際に使い勝手を確かめ、自社で使いこなせるかどうかを判断することをおすすめします。

サポート体制

業務効率化ツールを導入したけど、使い方がわからず、うまく使いこなせていない…
こういったことがツールを導入したあとに起こりがちです。

わからないことをすぐ聞けて使い方のサポートをしてくれるとツールが定着しやすく、ツールの導入効果が出やすくなりますよ。

コスト

大前提のことですが、業務効率化ツールを選ぶポイントとしてコストの比較をしましょう。
基本的に業務効率化ツールは月額がかかるツールがほとんどです。

前述したとおり同じ用途のツールでもちょっとした機能性の違いから月額費用も異なります。
どの機能が必要なのかをきちんと把握し、コスト比較を行い導入するツールを選びましょう。

まとめ

業務効率化ツールはさまざまな用途と種類がありますが、今回は代表的なツールをご紹介しました。
会社によって問題も違うため、適したツールを選択するのがとても重要になります。
まずは現状を整理し把握することから始めましょう。

URLをコピーする

URLをコピーしました！

	おすすめ①	おすすめ②
電子契約書ツール	Great Sign（グレートサイン）	CLOUD SIGN（クラウドサイン）
クラウド会計ソフト	freee（フリー）	弥生会計オンライン
RPAツール	WinActor（ウィンアクター）	ASTERIA Warp Core（アステリアワープコア）
バーチャルオフィスツール	oVice（オヴィス）	roundz（ラウンズ）
Web会議ツール	Google Meet（グーグルミート）	Zoom（ズーム）
コミュニケーションツール	Chatwork（チャットワーク）	slack（スラック）
プロジェクト・タスク管理ツール	Wrike（ライク）	jooto（ジョートー）
スケジュール管理ツール	Googleカレンダー	サイボウズOffice
ファイル共有ツール	Google Drive	OneDrive

業務効率化ツールおすすめ18選！選び方のポイントも解説