2001年に電子署名法が制定されて、すでに20年。少しずつ進んできたペーパーレス化や押印の省略は、コロナ禍で一気に加速しました。
2020年6月に政府が『押印についてのQ＆A』を公表する際には、
“今般，テレワークの推進の障害となっていると指摘されている，民間における押印慣行について，その見直しに向けた自律的な取組が進むよう，押印についてのＱ＆Ａ【PDF】を作成いたしました。”
法務省『押印についてのQ&A』
との説明が添えられ、政府も電子契約を推奨していることが伺えます。
そんな追い風を受け、電子契約サービスの会社も増加。2021年6月現在で、20もの会社があります。
さて弊社は2017年より最大手である「クラウドサイン」を利用してきましたが、2021年5月に「グレートサイン（Great Sign）」に乗り換えました。
後発ならではの料金の安さも魅力でしたが、実際に説明を聞き、コストダウンに留まらない価値を感じたのが決め手です。
今回は電子契約サービスの会社選びに迷っている方へ、弊社が感じたグレートサインの特長をお伝えしようと思います。
グレートサインのサービス概要
まずは、グレートサインのサービスについて表で示します。
項目が違うので簡単に比較はできませんが、参考までにこちらがクラウドサイン。
クラウドサインはこのほか、月5件までのFreeプランと最上位のBusiness plusプランがあります。
①月額料金や1契約あたりの料金が安いこと
②ライトプランでもPDF化した紙の契約書の保管（既存契約書の取り込み）ができること
③ライトプランでも承認権限が付与されること
などの面で、料金的にはグレートサインがお得であることがわかります。
※クラウドサインのサービスが特別高いわけではありません。
ここが安心！グレートサインの特長
料金面でグレートサインが良心的であることはわかったと思いますが、特長はそれだけではありません。以下に挙げますが、他社サービスと共通する点もあります。比較検討中の方は「電子契約サービスを選ぶ際はこういうポイントに注目するといいですよ」と解釈していただいてもOKです！
なお、すべてライトプランから対応している特長です。
法務省からオンライン登記に使える「電子証明書」だと認定されていること
電子契約サービスとして違法性なく展開しているなら、そんなの当たり前では…と思っていたら、実はこれは大間違い。
電子署名法では上記のように、『「いつ・何を・誰が」という改ざんできない情報が付与されているかどうか』で電子契約書の効力を判断します。そして、法務省が電子署名法に基づいて商業・法人登記のオンライン申請に使えると認定している事業者は、2021年6月現在は8社しかないのです。
法務省「電子署名に使用できる電子証明書」
http://www.moj.go.jp/MINJI/minji41-1.html
その他の電子署名が法的に無効なわけではありませんが、トラブルが起きたときにその効力を証明するのが非常に難しくなる可能性があります（例えば「その時点で契約書の内容が◎◎であったことを証明しろ、データを改ざんしていない証拠を見せろ」と言われてしまうかもしれない、ということです）。
電子帳簿保存法にも対応していること
法務省のサイトに掲載してある事業者なら安心！その契約書は完璧！と思ったら、それもまた大間違い。
国税関係の契約書類を保管するにあたって有効かどうかは、財務省が管轄する「電子帳簿保存法」が関係してくるのです。
電子帳簿保存法で求められるのは、PDFの契約書に埋め込まれるタイムスタンプ。タイムスタンプは日本独自のルールであるため、Adobe Signやドキュサインなど外資系企業が提供している電子契約サービスでは対応していないことがあります。※Adobe Signは高額プランでは対応しています。
【備考】2023年10月から消費税インボイス制度にて適格請求書発行事業者になるためには、電子帳簿保存法に対応していることが重要です。
「1契約ごと」の料金発生であること
月額料金だけでなく契約書ごとに料金が発生するのは多くのサービスで共通ですが、それが「1契約ごと」なのか「1送信ごと」なのかで違います。
- 1契約ごと…契約が成立しなければ0円
- 1送信ごと…契約が成立しなくても料金発生
契約書送信後に先方から指摘があって加筆修正したり、事情が変わって契約が取りやめになったりすることは意外とあります。数百円の話なので会社に打撃を与えるものではありませんが、削れる経費は削るのが基本ですよね。
紙の契約書のPDF保存が無料であること
すべての取引先が電子契約サービスに対応してくれるわけではありませんし、電子契約サービス利用前の契約書もあるので、紙の契約書をなくすことはできません。紙の契約書は原本なので破棄できませんが、これらをPDF化して一緒に保管できれば契約書の管理は非常に楽になります。
グレートサインでは、PDF化した紙の契約書も無料で保管できます。単に保管できるだけでなく、検索性・操作性が高いのもポイントです。
契約期間の縛りがないこと
多くの電子契約サービスでは、契約期間に縛りを設け、違約金を設定しています。しかしグレートサインにはその縛りがありません。これは、「ユーザーには常にベストの選択ができる状態であってほしい」というTREASURY社（グレートサインの運営会社）の方針によるもの。
「とりあえず使い勝手を試してみたい」「もっといいサービスが出たら乗り換えたい」と考えるのは当然のことなので、ありがたいですね。
他社とは違う、グレートサインの価値
電子署名法や電子帳簿保存法の話で、わかったと思います。
電子契約は、「メールで送られてきた電子契約書に、朱色の印章画像を貼り付けて、ハイおしまい」ではありません。
もちろん大多数の契約はそれで滞りなく進むでしょうが、契約書は「万が一のため」にあるものです。その万が一のときに、「PDFをダウンロードせずに解約していた！」なんて初歩的なミスがあったり、そもそも効力を発揮してくれない電子契約書だったりしたら……？
クラウドで管理する電子契約サービスでは、紙以上に高いリテラシーが求められるということです。グレートサインの運営元であるTREASURY社は、「電子契約サービスは法務・税務知識とセットでないと意味がない」というの信念のもとにサービスを展開しており、契約前に法律に基づいた詳しい説明の場を提供してくれます（利用者である弊社が、こんな記事を書けるほどに！）。
弊社がグレートサインへの乗り換えを決めたのは、先述した各条件の良さだけはなく、いざというときに頼れると信頼したからでもあります。
まとめ
電子契約サービスを提供する会社は多数あり、料金も内容もさまざまです。しかし、会社として有効な契約書をと考えるなら、
- 法務省に認定されていること
- 電子帳簿保存法に対応していること
は、漏れなくチェックしたほうがよいでしょう。
弊社としてはグレートサインをおすすめしますが、比較検討される場合は、「グレートサインの特長」で挙げたポイントを参考にしてみてください。契約ごとか送信ごとか、紙の契約書のPDF保管が無料かどうかなどは、重要なチェックポイントです！
