ペーパーレスや押印省略の流れ、そしてコロナの影響もあり利用が拡大している、電子契約サービス。サービス提供会社も2021年6月現在で、20社と増えています。
最大手は「クラウドサイン」。テレビCMも流れているので、電子契約サービスを導入するにあたっては第一候補になる会社ではないでしょうか。実際弊社も、2017年から利用してきました。
大きな不満はなかったのですが、弊社は5年目を迎えるタイミングで解約し、後発の「グレートサイン（Great Sign）」に乗り換えました。
今回は、弊社がクラウドサインをやめた理由をまとめますので、電子契約サービス会社選びの参考にしてください。
クラウドサインのサービス概要
この記事を読まれているということは、クラウドサインをメインに検討中かと思います。
ということで、まずはクラウドサインの基本を整理しておきましょう。
Businessは月額約10万円という高額プラン。子会社や複数部署の閲覧権限設定、部署ごと・社員ごとのクラウドサイン利用制限、シングルサインオン機能など、大企業が安心して使える機能が備わっています。
StandardとStandard plus、BusinessとBusiness plusの差は、紙や他社サービスの契約書をPDF保管できるかどうかの違いです（書類保管料が1万円ということです）。1,000件を超えると1,000件ごとに1万円の月額料金が追加されます。
【補足】クラウドサインの無料プランについて
会社の規模や業種によっては無料プランを検討されているかもしれませんので、少しだけ補足しておきます。
クラウドサインの無料プランで作成される電子契約書には、以前はタイムスタンプ機能がなく、電子帳簿保存法には対応していませんでした。しかし、2021年6月現在はタイムスタンプに対応済みなので安心して利用できます。
なお、他社サービスの無料プランを利用する場合はタイムスタンプに対応しているかどうかを必ず確認してください。送信可能件数も、サービスにより違います。
※電子帳簿保存法は、2023年から始まるインボイス制度と深く関係します。
クラウドサインからの乗り換えを検討した理由
弊社がクラウドサインから他社サービスへの乗り換えを検討し始めた理由は、いくつかあります。一番は料金面ですが、弊社の事情が契約当初と変わってきた部分があったためです。
コストダウンのため
以下は月額1万円前後の有料プランで、かつ電子署名法と電子帳簿保存法に対応している電子契約サービスの比較です。クラウドサインは、やや高い印象です。
【備考】
グレートサイン：1送信あたりではなく、1契約あたり165円。
WAN-Sign：月額利用料は電子データ管理料の名目で、5,000件ごとに11,000円。
＠Sign：税別/税込、1送信/1契約かは不明。公式サイトに詳細なサービス概要の説明はなし。
弊社がクラウドサインと契約したのは2017年なので送信料は110円（＝旧料金プラン）と安かったのですが、その後に契約送信毎に220円と値上がりしました。
また、クラウドサインもグレートサインも、月額料金だけでなく契約書ごとに料金が発生するという部分は共通なのですが、それが「1契約ごと」なのか「1送信ごと」なのかの違いがあります。
- 1契約ごと（グレートサイン）…契約が成立しなければ0円
- 1送信ごと（クラウドサイン）…契約が成立しなくても料金発生
契約書送信後に先方から指摘があって加筆修正したり、事情が変わって契約が取りやめになったりすることは意外とあります。数百円の話なので会社に打撃を与えるものではありませんが、削れる経費は削るのが基本ですよね。
ということで、1月あたりの契約数を考えると月額利用料を少しでも下げたほうがいいという結論になりました。
承認機能が必要になったため
クラウドサインのスタンダードプランには、承認機能がありません。2017年当時の弊社には必要なかった機能ですが、2021年現在は社員数が増えました。さらにリモートワークになったこともあり、そろそろ承認機能があるほうがいいという結論になったのです。
クラウドサインで承認権限を使用する場合は、プランをスタンダードプランからビジネスプランに変更する必要があり、月額料金は1万円から10万円と…なんと10倍になってしまいます。
一方でグレートサインなら月額料金8,580円のライトプランに承認権限がついているので断然お得だったのです。
紙の契約書をPDF保管するため
こちらも、2017年当時はあまり必要性を感じていなかった機能です。しかし全社員がリモートワークになると、「事務所に行かないと契約書を確認できない」というのは困るとわかり、PDF保管のニーズが高まったのです。
クラウドサインで紙の書類をPDFにしてインポートする場合はプランをスタンダードプランからスタンダードプラスプランに変更する必要があり月額料金は1万円から2万円と倍になってしまいます。
一方でグレートサインなら月額料金8,580円のライトプランに既存契約書の取り込み機能がついています。
クラウドサインからのグレートサインに乗り換えた理由
検討の結果、弊社が最終的に選んだのはグレートサインです。理由はさきほど挙げた3つの条件、
- 月額料金が安くなる
- 承認機能が使える
- 紙の契約書をPDF保管できる
を満たすサービスだったためです。
Great Sign（グレートサイン）公式サイト
承認機能だけならWAN-Signも使えたのですが、PDF保管はオプション料金が必要でした。また、実際に説明会に参加し、「電子契約サービスの利用は税務と法務の知識とセットであるべきだ」という運営元のTREASURY社の方針を信頼できたという点も大きかったです。
電子契約サービスの乗り換えには、PDF保管機能が重要！
電子契約サービスを乗り換える際に問題になるのが、乗り換え元サービスで締結した電子契約書の保管先。利便性を考えれば、同じ場所にファイルをアップロードして一元管理できるのがベストなのは当然です。
そうなると、乗り換え先のサービスに「紙や他社サービスの契約書をPDF保管できる機能」が標準で備わっていることのメリットが非常に大きくなります。
新規利用の場合は「紙もPDFで保管できるかどうか」だけですが、乗り換えの場合は「乗り換え元の契約書も保管できるかどうか」という重要な話になるわけです。
まとめ
クラウドサインは大手であり、1～2万円の予算で利用できるため、中小企業にとっては非常にありがたい存在です。実際弊社も、大きな不満があったわけではありません。
ただ、電子契約サービスの会社がどんどん増え、利用者のニーズに合わせてサービス内容が充実してきているのも事実です。少し調べれば、より自社に合った、よりコストパフォーマンスの高いサービスが見つかる可能性が高いと思いますので、できれば比較検討されることをおすすめします。
