新型コロナウィルスの流行により、多くの企業が導入を始めたテレワーク（リモートワーク）。
通勤が不要である点や家事・育児と仕事を両立しやすいなど、利点が多い働き方！
そのため「テレワークが導入されている企業を優先して選ぶ」なんて求職者の声も耳にしたことがあります。
そんなご時世において、テレワークの本格的な導入を検討されている経営者の方も多いのではないでしょうか？
しかし、テレワークを始めるには社員の管理やコミュニケーションなど課題が多いのも事実...
実際、いったん始めたテレワークをやめた会社も多いというデータがあります。
今回はテレワークを導入して1年が経過した弊社が実際に使っているツールを紹介いたします！
我々も最初は戸惑うことや不安が多かったのですが、今では「もう普通の出勤スタイルには戻れない！」という声の方が多数派です笑
あなたの会社でも無事にテレワークが導入できるように、弊社のテレワーク環境を参考にしてください！
そもそもテレワークなんて無理…
と思っている方は、まずは弊社社長のインタビューをぜひお読みください。
テレワークの導入にあたって弊社が悩んだこと
弊社では新型コロナウィルスの流行が始まった、2020年3月から全社員がフルリモートになりました。
しかしテレワーク導入にあたって弊社でも大きな不安と悩みがありました。
一番大きな不安は「仕事の進め方」と「コミュニケーション不足」それは何気ない会話からアイディアを生み出したり、社員同士の細やかな連携など弊社が大切にしてきた文化や働き方ができなくなるのではないか、といった不安でした。
そういったコミュニケーション問題の他にもタスク管理や勤怠管理、書類を使う業務回りの仕事など、「テレワークでどうすればいいの？」と悩みはたくさんありました。
それらを解決するために試行錯誤する中で、大いに役立ったのが「ツールの導入」です。
もちろん定例的なweb会議や各自の意識は大切ですが、やはり人に依存する要因を減らすことで解決できることは多いと実感しました。
次の章では、弊社おすすめのツールをご紹介していきます。
テレワーク歴1年、実際に使っているテレワークツール8選
では、コミニュケーションを円滑にするツールから業務関連のツールまで、弊社がさまざまな問題や悩みを解決すべく導入したツールを8つ紹介いたします！
ビデオ通話ツール-Google Meet
ビデオ通話ツール「Google Meet」は、最大100人まで参加可能。60分以内の会議であれば無料で利用可能です。
画面共有やチャット機能も備わっており、誰でもWEBブラウザから簡単にアクセスできます。
「テレワークだと顔を合わせてコミュニケーションが取れない」そんな不安を解消したのがこちらのツール。「できれば顔を合わせて会議がしたい...」なんて時も気軽にURLを発行して参加者を招待できます。
「ビデオ通話といえばZOOMじゃないの？」と最初は思いましたが、アカウントがなくてもWEBブラウザから簡単にアクセスできるのでとても便利です！
さらには「Googleカレンダー(※後述)」との同期も可能。有料アカウントに移行するとビデオ会議は最長24時間まで利用できるようになります。
弊社では毎週月・金の朝礼を「Google Meet」を使って行っています！週の始まりと終わりは顔を合わせてミーティングを行うことでテレワークで失われがちな雑談やディスカッションが巻き起こり、とても効果的なコミニュケーションを取れるようになりました。
音声通話ツール-Discord
音声通話ツール「Discord」は、無料の多機能通話ソフト。サーバーと呼ばれるグループを作成して参加者を招待。さらにサーバーの中で「テキストチャンネル」と「ボイスチャンネル」というグループを複数作成できます。サーバーの参加者はそれぞれのチャンネルに自由に入退出可能です。
「テレワークだと気軽に話しかけられない...毎回電話するのも面倒...」そんな悩みを解消したのがこちらのツール。Discordは元々オンラインゲーム配信向けのソフトなのですが実はテレワークにもってこい。
弊社では上記のほか、各チームごとにチャンネルを分けています。
原則はチームごとのチャンネルに入室し、必要に応じて移動しています。基本的にはマイクを「ミュート」にしておき（自分の音は周りに聞こえない）、話しかける時、話しかけられた時だけミュートを解除して喋るといった使い方です。
電話やビデオ通話だと電話をかけたりURLから入室したりと手が止まってしまいますが、Discordを使用すればミュート解除して話しかける、それだけで気軽にコミュニケーションを取れます!
スピーカーをOFFにすれば話しかけられても聞こえないので、電話中やweb会議中のときも問題ありません。
テキストチャットツール-Chatwork
テキストチャットツール「Chatwork」は、その名の通りチャットをメインとしたツールです。グループの作成や通話機能などはもちろん簡易的なタスク管理機能も付いています。無料会員では累計14グループへ参加できます。有料会員(最安月額550円(税込))になることでグループ参加無制限、複数人でのビデオ通話や音声通話が可能になります。
テレワーク前から利用していたのものの、テレワークを機にさらに大活躍しているのがこちらのツール。
タスクやスケジュールの伝達など、テキストに残る方が便利なことっていろいろありますよね。弊社ではプロジェクトやチームごとにグループを作成し細かい連絡や報告はチャットワークで行っています。
無料で始められる点や導入の簡易さから導入している企業が多いので、社外の連絡にもよく使っています。
なお、チャットワークにも音声通話機能・ビデオ通話機能がありますが、大人数になると通話品質がやや落ちたので弊社では使っていません。
タスク管理ツール-Wrike
プロジェクトやタスクの進捗などを管理をするツールです。プロジェクトごとにタスクを作成するとそれぞれの状態(作業中や確認待ち、タスク完了など)を随時更新や確認ができます。弊社は月額$24.80(1ユーザーにつき)の「Business」プランを契約していますが、まずは無料プランから使用してみるのがオススメです！
「テレワーク中のタスクの管理はどうしよう…」
「同僚や部下の進捗をタイムリーに把握したい...」
そんな悩みを解決したのがこちらのツールです。
階層化してタスク管理できるので、部署ごとやプロジェクトごとの管理も簡単。担当者の割り振りやオリジナルのステータス作成もできるので、細かい進捗管理ができます。
直感的に使えるツールとは言い難く、導入時はメンバーのひとりを専任の担当者にしてレクチャーを受けさせ、習得させました。
ここで挫折してしまう人もいるかもしれませんが、いったん慣れればタスク管理に特化した操作画面になっていることがわかると思います。
弊社ではプロジェクトごとに分けてタスクを管理していますが、自分が関わっていないプロジェクトの進捗も把握できるように共通のルールを設定して管理するようにしています。そのおかげで急な引き継ぎへの対応が円滑になり、自分が関わっていないプロジェクトへのアドバイスも活発に行われるようになりました！
オンラインカレンダー-Googleカレンダー
Googleカレンダーはスケジュールをオンライン上で共有できるサービスです。Googleアカウントを所持していれば無料で利用できます。スケジュールを簡単に共有でき、自分のカレンダー上に他の人のスケジュールを表示できます
テレワークとはいえ出先での仕事が発生することも少なくありません。リアルオフィスであれば社員が外出していても席が空くのですぐに把握できましたが、テレワークではそうはいきません...。
「テレワーク中のスケジュール管理はどうしよう...」
そんな悩みを解決するのがこちらのツール。
弊社では外出やミーティングの際は必ずGoogleカレンダーに追加するようにしています。また、有休の際もカレンダーに追加することでテレワークにおいても社員の出勤状況を簡単に把握できるようになりました。
が、休み予定に関してはうっかり忘れてしまうこともあるので、頻繁に使うチャットワークの表示名を変更するという方法も併用しています。
オンラインストレージ-Googleドライブ
オンライン上にデータを保存、共有ができるサービスです。Googleアカウントを所持していれば誰でも利用可能。無料アカウントでは最大15GBまで利用できます。弊社では月額1,496円(税込)の最大2TBまで利用できる「Business Standard」というプランを契約しています。
「書類や画像、特に映像などの容量の重いデータの管理や共有が大変...」
そんな悩みを解決したのが「Googleドライブ」です。会社に出勤していたころは重いデータでも外付けHDDを直接渡したり、ひとまず会社のPCにデータを入れておけば特に困ることはありませんでした。
しかしテレワークとなると自宅にあるPCの容量不足やデータ転送に時間がかかってしまうなど、煩わしいことが増えてしまい、動画データを扱うことが多い弊社では特に深刻な悩みとなりました。
Googleドライブの導入後は、データのやり取りの際は一度Googleドライブに保存。そして保存されたデータのURLを相手に送付するというやりとりになりました。Googleドライブに保存されているデータは自分のPCにダウンロードせずともWEBブラウザで
閲覧可能なので、不要なダウンロードを省くことができ効率アップに繋がりました。
勤怠管理ツール-人事労務freee
人事の管理をクラウドで行うツールです。勤怠管理や給与計算やマイナンバー管理などの機能も付いています。会社の規模に合わせてミニマムプラン（設立したて／小規模法人なら）・ベーシックプラン（従業員が5名を超えたら）・プロフェッショナル（統制を考え始めたら。フレックス・裁量労働制にも対応）・エンタープライズプラン（従業員が50名を超えたら）があります。
このツールはテレワーク前から利用していました。
出社をしなくても勤怠管理や年末調整などがWEB上で完結するので、テレワークが始まって改めて導入をしておいてよかったと実感しています。
弊社は愛知や東京、熊本(本社は愛知にあります)といったさまざまなエリアに住む社員とテレワークで仕事をしていますが人事労務freeeを利用することで問題なく勤怠管理ができています。
クラウド型電子契約ツール-グレートサイン
グレートサインはクラウド型電子契約ツールです。今までは契約書を印刷して...製本して...捺印をして...郵送して...と行っていた契約書の締結をクラウド上で行えます。
テレワーク前からクラウド型電子契約ツールは導入していたのですが、テレワークを機に改めていろいろな電子契約ツールを比較検討しました。そして費用対効果の高い「グレートサイン」に乗り換えました。
操作としてはWordで契約書を作成、その契約書をPDFにしてグレートサインにアップロード後、送信するだけです。契約書のために出社しなくていいことはもちろん、郵送の必要がないので当日中に契約締結まで進められることもあります。
しかし今でも「紙の契約書でないとダメです」と言われることもあります...
クラウド型電子契約ツールが今以上に広がることを願います（笑）。
まとめ
いろいろと不安が多いテレワーク、しかし今回紹介したツールを駆使して弊社では円滑に仕事を進められています。
そして試行錯誤の結果見つけたツールを使用する中で「こんな機能があった方がいいのに」や「もっとこういうツールの方がいいんじゃないか」などよりテレワークの快適さや効率を上げるための改善点やアイディアがどんどん社内に蓄積されています。
そんなアイディアと1年間のテレワークで得た経験を活かして弊社では新たなテレワークツールを開発中です。テレワークを始めるのが不安な方、始めたけど上手くいかない、そんな方にとって最高のツールになるように開発を進めていくのでお楽しみに！