2020年、コロナ禍でテレワークを実施した企業は57％。しかし2021年5月現在、約半数の企業がテレワークをやめたというデータがあります。
コロナの終息を待たずにやめてしまった大きな要因のひとつは、コミュニケーションの問題です。
そこで今回は、テレワーク継続率が高いアメリカ(85%)・中国(70%)での工夫をまとめました。
そして、コロナ以前からテレワーク社員がおり、2020年3月から全社員が原則フルリモートを続けている弊社MONOLISIXの経験とノウハウを紹介させていただきます。
テレワーク下のコミュニケーションの問題点
まずはよく挙げられる問題点からご紹介します。
最初のマネジメントの問題は経営者や管理者特有の悩みですが、その他はテレワーク開始当初に誰もが感じるところだと思います。
マネジメントが困難
オフィスであれば他のメンバー同士の話が自然に聞こえてきますが、テレワークではメンバーがそれぞれの自宅で仕事をします。
同じオフィス内で働いていた感覚で仕事をすると、メンバーの進捗状況やスケジュールを把握できずマネジメント業務に支障が出る場合もあります。
また、テレワーク環境においては労働時間の管理がしづらいのも問題。サボるのではないかと心配する管理職が多いですが、公私のメリハリをつけられずサービス残業してしまうという逆の問題もあり得ます。
情報共有の質の低下
オフィスでは相手の状況が把握できるので、「今忙しそうだな...」とか「今なら話しかけても大丈夫だな」などコミュニケーションのタイミングを伺うことができます。
しかし、テレワークだと姿が見えず、相手の状況がわからないので、いつ話しかけたらいいか悩むことが多いです。
結果、重要な報告や相談のタイミングがズレたり遅れたりしがちです。
テキストコミュニケーションの困難さ
口頭であれば資料を見せたり随時質問を受けながらできる説明も、メール・チャットでは文字だけで説明をしなければいけません。
文章を書くことや理解するのが苦手な人は、テキストコミュニケーションの増加により生産性が下がる可能性があります。
表情や声のニュアンスで伝えられないことも問題で、そんなつもりはないのに冷たいと思われたり、逆に厳しく指導したつもりなのに伝わっていなかったり、といった認識の齟齬も生まれやすいです。
ライトなコミュニケーションが減る
相手の状況がリアルでわからないため、オフィスでは何気なくできていた業務以外の雑談や相談もグンと減ってしまいます。
効率的で働きやすいと思う人もいるので必ずしも悪いことではないものの、就業時間中に「余白」がないことでストレスを溜めやすくなった、仲間意識を持ちづらくなった、と感じる人も多いようです。
【日本・海外】解決策とそれによる良い影響
ここまで読むと「それなら無理をしてもオフィスワークを続けるほうがいいんじゃないのか？」と思われてしまうかもしれません。
しかし、コロナ禍でテレワークが広がる中で、さまざまな企業が解決策を見つけてきました。
日本と海外で実際に行われている対策とそれにより起こった良い影響も合わせてご紹介します。
日本での対策事例
気軽なコミュニケーションの場を作る
サイボウズ株式会社のリサーチによると、テレワークでは業務に関係ないコミュニケーションをとる時間が1日に「0分」もしくは「30分以内」が8割。
さらに、「コミュニケーションが取りにくい」と感じる人が約半数です。
その問題を解決するために、「ライトなコミュニケーションを取れる時間やオンライン空間」を用意している企業が多いです。
以下のようなことを多くの日本企業が取り入れてます。
・オンライン会議ツールでメンバー同士の雑談の場を設ける。
・チャットツールで雑談用のルームを作成する。
・バーチャルオフィスのサービスを利用する。
例えば、昼休み後にミーティングをして仕事に関係ない話を一言ずつしたり、週に1回朝のミーティングで30分間フリートーク...など、さまざまなかたちで取り入れられています。
メンバーがまだ慣れないうちは、上司が率先して話をふってあげたりするといいですね。
「仕事中にわざわざ雑談をするなんて...」と思うかもしれませんが、意識的にコミュニケーションの機会を確保していくことは、部下のモチベーション向上はもちろん、孤独感を感じさせないメンタルヘルス維持のためにも重要です。部下の顔色や反応を直接確かめる機会にもなるので、健康状態の把握に役立ちます。
テレワーク化を成功している企業を見ると意識的に機会を設けているところがほとんどです。
稼働状況の「見える化」
テレワークは同じオフィス内で仕事をしているわけではないので、メンバーの様子や仕事の進み具合を常にチェックできるわけではありません。
そういった意味で上司にはテレワークに合ったマネジメント力が必要になってきますが、ポイントは2つあります。
1つ目は、「成果物や目標の明確化」。
目標がはっきりすれば、離れた場所で働いていても間違った方向に進まず円滑に業務を進められます。逆に言うと、上司が不明確な指示をしてしまうと、部下は誤った方向に仕事を進めてしまう可能性があるということです。
2つ目が、「自分の状況の共有」です。
テレワークでは、近くの人の会話が漏れ聞こえたり、雑談の中で軽く仕事の話をしたりという機会が激減します。結果、仕事の進捗や個人のスケジュール（有休や会議予定）について、「みんな知ってると思ってたのに！」という共有漏れが起きがちです。
チームでの仕事を円滑に進めるためには、上司・部下間の進捗報告だけでなく、周りへの積極的な情報共有が不可欠になります。
多くの企業がこれらの対策としてオンラインで情報共有できるツールを取り入れてます。
・カレンダーアプリでスケジュールを共有し、メンバーのスケジュールを見える化する。
・タスクの管理ツール導入し、業務負担量、進捗スケジュール、優先度などを共有する。
・ビデオ会議ツールで朝終礼を実施し、勤怠状況・予定を共有する。
ツールを導入することによって見える化がすすみ結果的に生産性が上がります。
現在たくさんのオンラインツールがありますが、企業や業種によって向き不向きがあります。
使ってみたいツールをリスト化し、期間を決めて会社全体で試すと、それぞれの長所短所が見えるので自社に合ったツールを見つけることができます。
海外での対策事例(上記以外)
海外の企業では、よりメンバーをケアした対策を行う傾向があります。
メンバーがテレワークで働きやすい環境を提供することで、企業へのエンゲージメント（愛着や思い入れ）を増加させるという、win-winを目指す対策が行われてます。
メンバーが会社とのつながりや会社の存在意義を実感できなければ、エンゲージメントが下がり、ひいては生産性の低下や辞職率の上昇につながってしまうからです。
💡日本と海外の働き方の違い
日本では終身雇用の風潮があり、どうしても労働者が「雇用してもらっている」という意識がある。
それに比べて、海外は「自分のスキルを活かして働く」という風潮。
転職＝キャリアアップがスタンダードな世の中であるからこそ、労働者が働きやすい環境を作る必要がある。
シングルタスクで動ける環境づくり
複数のタスクを抱えたメンバーの生産性が下がることはよくありますが、チームと連携が取れなかったり、サポートが足りなかったりしてさらに効率が下がる傾向にあります。そのため海外では、シングルタスクでのテレワーク遂行を積極的に取り入れています。
具体的には、以下のようなことに気を付けるとよいでしょう。
・上司や管理者が急にタスクを振ることを意識的にやめる。
・お互いにスケジュールをしっかりと把握し、作業中は極力邪魔をしないことで別の情報が入らないように配慮する。
・タスク管理ツールを利用するなどして、メンバーのタスクの把握と優先順位をつけてタスクを振り分ける。
このように一つ一つの作業に集中して取り組め、タスクの把握ができる環境を作れば成果がより明確になり、社内全体でストレスフリーでより効率的な作業が期待できます。
情報を先出しする
海外では業務に必要な情報をあらかじめ用意することに気を使っています。
というのも、テレワークでは指示や確認にどうしても時間がかかってしまうため、随時の作業指示や進捗確認が多いと、メンバーのストレスになるからです。
シングルタスクで集中して作業するためにも、必要な資料や情報が事前に揃っているほうがいいことは想像できるでしょう。
チャットツールや管理ツールを使って明確な情報伝達や資料の用意をしてあげるのが、より生産性をあげるために必要なテレワーク用マネジメントスキルになります。
「組織の一員である」という実感を持てる機会を作る。
テレワークは家（もしくはコワーキングスペース等）で原則1人で作業するため、どうしても孤独を感じてしまいます。
そのため海外の企業では「組織の一員である」ことを実感できるよう、以下のような対策を行っています。
・知識を共有できる場を作ってメンバーの能力向上に貢献する。
・メンバーにプロジェクトに対する決定権や提案権を与えたり、コミュニケーションの取り方の提案をさせたりする。
・メンバー同士の交流を促進させるために、フィードバックを言い合う機会を設ける。
このような策を講じることでテレワーク下でも「仕事に対してポジティブな気持ちで取り組めた」という人が24%から79%に上がったというデータがPwCの調査で出ています。
明確な権限を与えらえたり、成長や交流の機会を持てたりすることでメンバー同士の繋がりが強くなり、孤独感を持たずに働けるようになる効果があるとして、海外ではかなり支持されています。
1on1ミーティングで上司と部下のつながりを強化する
1on1ミーティングの頻度を増やして、コロナ禍以前よりも部下と上司のつながりを強くするという意識も強まってます。
💡1on1ミーティングとは
定期的に上司と部下が1対1で行う個人面談のこと。
評価を行う人事面談とは異なり、部下の悩みや状況を具体的に把握しサポートするためのもの。
ミーティングを通じて信頼関係が向上し、部下のモチベーションを高め離職率を低減することというwin-winの効果が期待されている。
1on1ミーティングでは上司と部下の間でより気軽なコミュニケーションを取れるようにするのが目的ですが、コミュニケーションが希薄になりがちなテレワーク下でより重要性を増していると言えます。
テレワークの脆弱性を理解しつつ対策をとることで一歩前へ
問題点が目立ちがちなテレワークですが、他の企業が行っている対策例を見て事前に準備して実施することで生産性が上がったり、社員のモチベーションに繋がったりもします。
今までの働き方とはガラッと変わりますが、これを機に管理体制を見直してテレワークに挑戦してみてはいかがでしょうか。
実を言うと、弊社の社長は2020年3月のテレワーク開始当初、「大反対派」でした。
それがいまや「コロナが終わってもテレワークを続ける」とまで宣言するまでに…
そんな社長本人に突撃インタビューした当記事の続編も、ぜひご覧ください！
そして弊社では上記に述べた多くの知見をもとに新規ソフトを開発中です！
現在はDiscordという音声チャットツールで日常会話をしていますが、Discordはもともとゲーム配信用のアプリなのでテレワークに特化していません。
テレワークには不要な機能を削ぎ落として、デスクトップに溶け込むような使い心地をコンセプトに開発を進めています。
本当はオフィスで仕事をしたいけれど、仕方なくテレワークをしていませんか？
むしろテレワークのほうが良いと思うようなアプリを作るのでお楽しみに！