昨今のコロナ禍により広く認知され、導入する企業が増えている「テレワーク」。
時間や場所に縛られず働けるなど、従業員にとって様々なメリットがある一方で、「情報共有」が上手くいかず生産性が下がってしまった。といった声もよく聞きます。
しかし、それは本当にテレワークの導入によって生まれた課題なのでしょうか？
もしかすると、もともと改善が必要だった課題が、テレワークの導入によって浮き彫りになっただけかもしれません。
情報共有の基本はテレワークでも変わらず、むしろ意識的に情報共有をする体制が整ったテレワークの方が、生産性が上がるケースも大いにあります。
今回はテレワーク導入を機に、社内の「情報共有」の仕組みを改善する方法をご紹介いたします。
テレワークで指摘される「情報共有不足」による生産性低下の要因
コロナ禍において、テレワークは「感染を防げる」「場所に縛られず働ける」など、様さまざまなメリットがあります。
しかしその一方で、働く環境が大きく変わることによって、業務の生産性低下が問題視されることも多いです。
そしてその多くは、「テレワークによる情報共有不足」という理由にされがちです。どんな課題が出てくるのでしょうか。
気軽なコミュニケーションが減る
オフィスに出社して働く場合、当然ですが周りに人がいます。わからないことを上司に聞く、困っていそうな部下に声をかける、休憩所やランチタイムで同僚と雑談をする、といったコミュニケーションが取りやすい状況にあります。
その環境こそが無理のないフォロー体制や新しいアイデアが生まれる雰囲気を作っていた、テレワークではすれ違いやストレスを生む、と考える人は多いでしょう。
実際、他人と直接会えない、会話が少ない環境がメンタルに悪影響を及ぼすタイプの人も少なくありません。
ノウハウが属人化する
テレワーク環境では、特定の社員が同じ業務を長く担当すればするほど、ノウハウの属人化が起こりやすくなります。「なんとなく見て覚える」といったことがしづらい環境だからです。
属人化がされた状態が長く続くと、担当者がいなくなった際に業務が止まってしまったり、他の社員が助けに入ることができず、一人に対する負担が大きくなります。
最悪の場合、会社全体の業務が進まなくなる問題に発展しかねません。
トラブルの発見や対応が遅くなる
コミュニケーションの問題とも重複しますが、テレワークでは「部下が困っている様子」を目で見て認識するのが難しくなります。
部下の性格によっては、問題を1人で抱え込んでしまって状況を悪化させてしまったり、小さなミスを報告せず隠蔽してしまったりすることもあるかもしれません。
タスクの進捗状況が不透明になる
隣の席の人と会話をしたり相談をしたりできないテレワーク環境では、「誰が何をしているのか」をリアルタイムで把握するのはかなり困難です。加えて、「今どれほど忙しいのか」も把握しづらいため、複数人で進めるプロジェクトの場合は「誰も全体進捗を把握していない」「忙しいときに人に頼りづらい」といった問題が起きがちです。
本当にテレワークのせい？円滑な情報共有のコツ
上記で例に挙げたいくつかの情報共有に関する課題は、テレワークの導入によって生じた「テレワーク特有」のものにも思えますが、はたして本当にそうでしょうか？
新しいアイデアや情報収集のために雑談を、といった考え方は、古いとも言えます。
また、ノウハウの属人化やトラブルの発見の遅れ、杜撰な進捗管理は、オフィス環境でも問題視されている企業が多いでしょう。
テレワーク環境でより起きやすくなる側面があるのは事実ですが、テレワークでなければ大丈夫ということでもありません。もともと改善の余地があり、敬遠していた課題がテレワークの導入によって浮き彫りになっただけ、とも言えます.
情報共有、つまり「ホウレンソウ」が仕事の基本であることは、オフィスへ出社している時もテレワークを導入しても変わることはありません。逆に言うとむしろ意識的に情報共有する体制が整ったテレワーク環境の方が、情報共有の仕組みを最適化しやすく、出社していたころよりも生産性を上げられるはず。
ここからは、テレワーク環境で生産性を上げるための具体的な方法について解説いたします。
気軽に話しかけられる環境作り
テレワークを導入すると、基本的にメインの情報共有手段はテキストチャットになります。「言った、言わない」がなくなるので便利ですが、気軽に話しかけるハードルは上がります。その理由は、
- ささいな雑談も記録として残ってしまう
- ささいな情報共有のせいで、大事な情報共有が見づらくなる可能性がある
- 誰が出社しているのかわからない
- 顔が見えないので、相手の忙しさや機嫌がわからない
といったことが挙げられます。
このような環境では無意識に情報の取捨選択をしてしまい、ささいな会話や情報共有はどうしても減ってしまいます。
すると、問題が可視化されづらくなるだけでなく、新たなイノベーションが起こりにくくなったり、人によってはストレスがたまったりなど、生産性の低下を招く原因になります。
これらを対策するには、オフィスへ出社していたころの「隣の人に気軽に話しかける」ができるような環境を作らなければいけません。
とはいえ、テキストチャットで気軽に話しかければ先述したような問題が起こるため、「優先順位の高い情報共有と棲み分け」ができる手段が必要です。
雑談専用チャットを作る
チャットツール内に、雑談専用のチャットやスレッドを設けている企業も多いです。
SNSに慣れているメンバーが多ければ、自然と活用されるでしょう。
音声チャットツールを併用する
メインの情報共有手段であるチャットツールとは別に、音声チャット（通話）のツールを導入するという方法もあります。
テキストに残すほどでもない雑談や、すぐに返事が欲しいちょっとした確認に便利です。
ただ、通話ツールならなんでも良いというわけではなく
- 複数人での通話ができる
- 通話に誰が参加しているのかわかりやすい
- 複数の通話グループを作成でき、自由に出入りが可能
といった機能のあるものにしましょう。
例として、弊社ではDiscordという通話ツールを導入しています。Discord上で「スピーカーON（話しかけられたら聞こえる）の状態」＝「出勤」と見なす、という仕組みにしています。
どのグループに誰が参加していて、誰と誰が喋っているのかもひと目で確認できるため、話しかけやすい環境です。
強制的な情報共有の時間を設ける
テレワークを導入してすぐの時は、今までと全く違う勤務環境のため少なからず混乱や業務の遅延が起き、情報共有がおろそかになりがちです。つまり情報共有不足の原因は、テレワークのせいではなく急な環境変化のせいとも言えます。
この対策としては、「朝出勤した時」や「昼休み明け」、「退勤前の15分」などに、
チーム内で意識的に情報共有をする場を設けるのが良いでしょう。ビデオ会議や音声チャットツールなど、直接話すのがおすすめ。
そして、通話で行われた共有の内容は議事録という形でチャットツールに残すことで、情報の見落としを防ぐことができます。
また、チーム内での情報共有だけでなく、社内全体のミーティングも定期的に設けましょう。テレワークではとくに、他のチームがどの業務を進行していて、今どのような状況なのかが、意識的に共有しないと把握できません。チームが持っている情報を全体へ意識的に共有していくことで、チーム間での連携がしやすくなるだけでなく、プロジェクトに直接関わっていない第三者からの意見を得られ、新たな気づきへと繋がります。
情報共有を重視する空気作り
ツールの導入や仕組み作りによって環境が整っても、結局運用する社員の意識が変わらなければ問題は解決できません。特にテレワークを導入したての不慣れな時期は特に、意識的に情報共有を行うという共通認識を持たなければいけません。
5W1Hを意識する
実際に顔を合わせて話す際に「あうんの呼吸」で伝えていたことをそのままテキストチャットにすると途端に伝わらなくなります。
「誰に頼んでるの？」「いつまでに？」と、聞かれることが増えるでしょう。
その情報が誰宛のものなのか、何をしてほしいのか、いつまでに返信がほしいかなど、「5W1H」の具体化を意識しましょう。
それにより、おそらくオフィスでもたびたび起きていたであろう認識の齟齬が激減します。
グループチャットの使用を原則とする
情報の属人化を回避するために、できるだけ個人間でのチャットは避け、複数人が見られるチーム用チャットでのやりとりを原則にしましょう。
複数人の目に触れる場所で情報共有することで、ミスやトラブルを未然に防ぐことができ、結果的に社員全体の負担を減らしたり生産性の向上へ繋がります。
但し、これはあくまでも原則。「みんなの前で注意しなくてもいいこと」「個人的にフォローしたほうがいいこと」「特定の人とだけ共有したい愚痴」なども、もちろんあります。臨機応変に使いましょう。
まとめ
近年普及しつつあるテレワークは、導入することで情報共有不足を招き、生産性を低下させてしまうというイメージが独り歩きしています。しかし、実際はオフィスに出社していたころから抱えていた潜在的な問題が浮き彫りになっただけだった、というケースは往々にしてあります。
社内の情報共有の仕組みを最適化するために、テレワーク導入の機会に、一度既存の仕組みを見直してみてはいかがでしょうか。