テレワーク反対派から賛成派へ…⁈社長にインタビューして見えた経験とノウハウ

するしかないというネガティブな感じではなくて、どうせならいち早く新しい働き方にチャレンジしてみよう！ってポジティブ発想でスタートしたんだけど…笑
とはいえ、全員でテレワークをはじめた当初は、どんなツールを使って連絡をするのか、ミーティングは何を使ってやるのか、その頻度は、とか、何も決めないままの見切り発車ではあったね。
オフィスで働いていた時の体制のまま、ツールももともと使ってたチャットワークだけで…

今思い出すとなんであんなに反対していたのか不思議なぐらいだけど（笑）、やりとりが事務的になって想いを伝えられないってイメージもあったし、特に初めての新卒スタッフを迎える直前というタイミングでもあって教育がうまくいくイメージが湧かなかったよね…。
そもそもみんなでワイワイ働く社風だったから、1人で家で働くとか…なんかただ単純に寂しいなあってのもあって…
ただ、『うまくいかないだろう』の気持ちと同じくらい、『どうせやるなら、いち早くやって成功してやる』という気持ちがあったのも本当

繰り返しになるけど「想い」を伝えるためにはどうすればいいのかって悩んだねー。社長をはじめとするリーダー達の仕事ってこの「想い」を伝えることでもあるから。社長さんならまず真っ先にこの部分が気になるんじゃないかな。
チャットやメールのテキストでも言葉や指示は伝えられるけど、実は事業を進めるためにはこの「想い」を伝えるのってすごく大事なんだよね。
リアルのコミュニケーションでは身振り手振りや表情、声のトーンなどを使って熱量を伝えることができるんだけど、テキストや音声だけではいかんせん全体的な情報量が不足しがちで「想い」が伝えられない。

業務的な話でいうとタスク管理。紙の付箋をパソコンに貼るとか、スマホのアプリを使うとか、TODO管理は人それぞれだと思うけど、テレワークでは他の人のタスク漏れにはなかなか気づけず、手遅れになりがち。
オフィスではさりげない会話の中でリマインドし合ってたことに気づいた。

会話の仕方、いや、話しかけ方かな。
いまどんな状態か見えないから話しかけていいかどうかタイミングがつかみにくいし、自宅だと服装や部屋もプライベート感があるからいきなりビデオ通話するのもなんか悪いし。
最初は、けっこう電話をかけてた記憶がある。直接話せるし、出るまでに猶予の時間があるのが良かったのかも

そうそう。うちはコロナ前からテレワークしているスタッフが2人いたし、SNSに慣れてる20代も多いからテレワーク自体には肯定的なメンバーが多かったけど、雑談が減って余白がない状態なのが1ヶ月くらいして課題に上がってきた

あれは提案されたときもクレイジーだと思ったけど、実際やってみてもクレイジーだった…
MONOLISIXの歴史としては懐かしい思い出（笑）。
音声のみのミーティングは賛否あって、問題ないというメンバーもいたけど、最終的に全体ミーティングはビデオ会議ツールに落ち着いた。

ミーティングの初めに、業務と関係ない話を意識的に取り入れるようにしてる。あ、あれ、わざとだから（笑）。それをきっかけに冗談を交えての雑談が始まることもあるし、話しやすい雰囲気を作れてる……と、思う

あ、メンバーの長時間労働問題！「帰りまーす」っていう物理的なきっかけがないからダラダラと長時間仕事してしまう人が多いこともわかって、勤怠管理の難しさも感じたかな。

いつの間にかブラック企業になってた、とか困るから。あとは、チャットでのやりとりが激増したことでスレッド内で話題が錯綜したり、文章を書くのが苦手なメンバーとのやりとりが非効率になったりしたね。
そのチャットの意図ってこういうこと？って何回も確認したり…

そのほかの物理的な問題としては、自宅のWi-Fiが弱くてまともに仕事にならないメンバーがオフィスに出勤してしまうとか、電話や郵便物どうするとか、家にプリンターがないと困るとか、そもそも事務所ってもういらなくないか？とか

取り急ぎWiFiルーターをいくつか購入してスタッフに貸し出したりしたね。対社外でも、取引先の人がIT苦手でWEBミーティングにログインできないとかもあったし。テレワーク始めたのが早かったから、あの頃はいろんな人から『どうやればいいの？』って相談されまくってたな…

一番「想い」を伝えたい内容については必ずビデオミーティングで顔を見ながら対話するようにした。その次のレベルの内容についてはチャットワークで、というように内容に応じてツールを使い分けた。慣れてくるとビデオミーティングでもしっかりと想いを伝えられているって実感がでてきたし、チャットについても言葉で伝えるよりむしろしっかりと効果的な言葉を選んだり構成を考えてから伝えられるので論理的に伝えられるようになった気がするね。

タスク管理については、タスク管理ツール『Wrike（ライク）』導入が大きかった。
タスクの担当者も設定できて、担当者として追加されると通知が来る。本人も忘れづらいし、他の人のタスクも可視化されるから、タスク漏れが減った実感がある。

そう、プロジェクトごとに階層構造でタスクを管理できるから、タスク単体じゃなくプロジェクト全体の進捗を把握しやすいのがいいね。

それな…。良くも悪くも自由度が高いし、直感的に使いやすいツールとも言い切れないから、時間が経つごとにメンバーごとの使い方のバラつきが大きくなってきた。使い方のルールをちゃんと決めて定期的に見直さないともったいないよね。

全体ミーティングやプロジェクト会議はビデオ会議ツール（GoogleMeet）だけど、普段のちょっとした確認や会話は音声チャットツールの『Discord（ディスコード）』を使ってる

Discordのポイントは、誰がログインしているかが可視化されることと、チャンネル（部屋、ブース）を何個も作成できること。
各メンバーが今いるかいないか、誰がどのルームにいるかが見えるので、いわゆる『バーチャルオフィス』として使いやすいツールだと思う。ルームの移動もワンクリックで簡単だし

マイクがONだと誰かと話してる状態だとわかるし、スピーカーがOFFだと話しかけても聞こえない状態だから、離席中かなとかね。
最初はその運用も試行錯誤してたけど、電話中に入る『PHONE』ルームと、ミーティング中に入る『MEETING』ルームを作ったことで、より状況が見えやすくなった。集中したい時に入る『ZEN（禅）』ルームも好評だね。

それはDiscordの問題ではないけど（笑）。でも、そういうミスを減らせる工夫があるツールがあれば便利だね。

いつだったかな。最初は仕事効率を踏まえて部署ごとのルームを作ってたのを、数ヶ月前にフリーアドレス制（どのルームに入るのも自由）に変えた。理由としては、テレワークだと仕事で関係しない人との会話が極端に少なくなることへの対策。

とはいえ、仕事の効率をあげる意味もあってか、結局チームごとに集まっていることが多いけど、会話の余白が少ない問題の解決方法としては、原則どこにいてもいいっていうルールは悪くないんじゃないかな。

パソコンのログを記録するような管理方法を取るつもりはないけど、メリハリをつける工夫は大事だと思ってる。
だから、自宅にいれば昼休みは自由に取っても大きな支障はないんだけど、あえて昼休みは12:00～13:00でチャットのやり取りを含めた仕事禁止と決めたり、18:00になったらDiscordから抜けるというルールを作ったり

あとは見える化のために、ミーティングや外出の予定はGoogleカレンダーに、出退勤時間は労務管理ツールにきちんと入れるというルールも作った。
さすがにそれだけではメンバーのことを把握できないから、月曜と金曜の全体朝礼（ビデオ会議ツール）で顔を見る時間はすごく大事だし、最近取り入れた1on1ミーティングも大きな意義があるなと感じてる

『Chatwork（チャットワーク）』は、唯一コロナ前から使ってたツール。使い慣れてたこともあって油断してたけど、いままで口頭で話してたことも全部チャットで送るからチャットの数がすごいことになって、話題をさかのぼるのが大変になったり、いろんな話が錯綜したりした

そう、いままではなんとなく漏れ聞こえてたような話を知らないままになることも多かった。メンバーも隠してるつもりはないから、『え、言ったつもりでした』みたいな

いったん、話題ごとに細かくスレッド（チャットグループ）を分けたんじゃなかったかな。
でも細かく分けすぎて、AとBは一緒でいいんじゃないかとか、そういえばCは全然使ってないよねとか、どんどんブラッシュアップしていった感じだったはず

スレッドごとのテーマをブレさせないのは大事。
テキストで残す情報が増えたことで状況を把握できやすくなったり、言った・言わないが減るのもメリットかな

『既読スルーだと読んだかどうかわからないから、了解やありがとうのリアクションをすること』、『MONOLISIXチャット（プロジェクト関係なしの全社チャット）に届いたチャットは5分以内に読むこと』の2つ。全社チャットへの連絡はオフィスでの『おーい、みんなちょっと聞いてくれ』みたいなものだから、無視は厳禁

全員完璧、と言うにはまだ遠いけど、確実に向上してる。
書く機会だけじゃなく読む機会も増えてるから、真似したり反面教師にしたりして身に付けてほしい

優先度が高いから、課題が上がるごとに潰していった感じ。
WEBミーティングに入れないみたいなことは、いつのまにかみんなできるようになってたけど…。
優先度がそこまで高くなかったオフィスどうするか問題も、最終的には解約して、多目的に使えるキッチン付きの物件に引っ越した。
小さい事務所に引っ越して経費削減する手もあったけど、YouTubeの撮影ができるとか、レンタルキッチンとして貸しだせるとか、なんならカフェ営業できるとか、おもしろくて新たな売上を生み出すような新しい概念のオフィスを作ってみたい

あれを決めておけばよかったな、という感じの後悔が多いかな

まずは、予定や在席状況を見える化する手段を決めておくこと。
メンバー同士が気兼ねなく連絡し合ったり、ミーティングを依頼したりするには、そういうことがすごく重要ってわかった。去年の3月時点では情報も少なかったけど、いまはもっと準備できると思う

それから、定例ミーティングや進捗報告の頻度、タイミングを決めておくこと。
その頻度やタイミングが自社に合っているかどうかは実際にやってみないとわからないけど、いったん決める。
あと、進捗報告はともかく議題が流動的な定例ミーティングはWEB会議だとシーンとしがちだから、オフラインのミーティングよりも話す内容をしっかり準備しておくほうがスムーズに進むと思う

取引先との連絡に支障がないようにするのも基本。
今はWEBミーティングもかなり定着したけど、ITリテラシーは会社によっても違うし個人差も大きいから、すべてこっちに合わせてもらうのは無理。自分たちがテレワークになることで相手側にストレスがかからないよう、丁寧に相談して準備しないといけない。
当たり前だけど、事務所の電話に誰も出ない、郵便物が溜まってた、なんてこともないように！

ツールの情報収集はできるだけしておいたほうがいい！

すごく便利で、実際とてもよくできてるツールではあるけど、会社のスタイルや業種や人数によって合う・合わないはあるから、共通の正解とまでは言えない。
無料や短期間だけお試しできるツールも多いから、情報はたくさん集めるに越したことはない

ツールが悪いんだ、という発想にはなかなかならないから、生産性が落ちている原因をメンバーのせいにしてしまうリスクがある。
ツールが合ってないのかも、と思えても、情報がないと次を探すのが面倒でずるずると使い続けてしまって非効率な状態が続いたり、次を探している無駄な時間でチームの連携が悪化してしまうこともあり得る

テレワーク前にしっかり準備期間を持てる会社は少ないとは思うけど、理想はね

社員を信じろ！！！

経営者仲間の話を聞いていると、『テレワークなんかしたら社員がサボって生産性が下がるでしょ？』みたいに心配してる社長さんが多いけど、うちはやってみたらサボって困る問題よりも、働きすぎ問題があったくらい。実際に生産性は1.5倍に上がった。
テレワークは原則的に「性善説」で運用するのがポイント。
スタッフを信用してチャレンジしてみてほしい。
もし生産性が下がったのならそれはテレワークが原因じゃなくて、リアルオフィスでの仕事だと顕在化してこなかった問題点が見つけられたってことかも…
生産性が下がるのは、ツールや仕組みが原因って可能性もある。福利厚生の考え方を変えて、快適な椅子や使いやすいモニターの購入に投資してやる手もあるし、とにかくやる前から諦めずに、やってみたほうがいい！いろんな発見がありますよー